Gestión de correo digital con IA
Organiza, analiza y automatiza la gestión de correos electrónicos con la inteligencia artificial de ELO ECM Suite.
Análisis asistido por IA
de documentos entrantes
Simplificar flujos de trabajo
y ahorrar tiempo y dinero
Incrementar la transparencia
con flujos de trabajo de correos eficientes
¿Cuánto correo recibe habitualmente su empresa?
A diario, las empresas gestionan facturas entrantes, pedidos, certificados médicos, contratos y otros documentos que llegan por diferentes vías: correo electrónico, en papel o incluso por fax. Pero, ¿cuánto tiempo tarda esta información en llegar a la persona adecuada o al buzón correcto? ¿Y cuál es la mejor manera de gestionar el creciente volumen de correspondencia?
Los documentos llegan al buzón central a través de diferentes canales. Utilizando modelos lingüísticos grandes (LLMs) y métodos de aprendizaje automático, se clasifican y analizan y luego se extraen los datos de los mismos. En función del conocimiento del proceso, los documentos se pueden reenviar dentro del flujo de trabajo.
La digitalización beneficia a todos, desde las pequeñas empresas hasta las grandes corporaciones, pasando por las administraciones públicas.
¿Qué significa esto en la práctica?
Las posibilidades que la gestión digital de buzón brinda son tan diversas como los documentos entrantes que cada día llegan a su empresa. Aquí les facilitamos solo dos ejemplos de cómo puede beneficiarse de los flujos de trabajo de salas de correos inteligentes.
Certificados médicos
Un empleado envía un certificado médico por correo. El documento se escanea en la sala de correos central, se analiza y se agrega al expediente del empleado basándose en la información que contiene. Se pueden agregar procesos adicionales a los flujos de trabajo: por ejemplo, se puede informar automáticamente a los compañeros de ausencias relacionadas con una enfermedad o se pueden establecer las correspondientes normas de sustitución.
Reservas de hotel
Desea reservar una habitación para un viaje de negocios y envía una solicitud por correo electrónico. El hotel le remite un presupuesto y procede a reservar la habitación.
Los correos electrónicos se pueden asignar automáticamente a la correspondiente reserva y se reenvían al destinatario correcto en función de la información incluida en la correspondencia electrónica, desde los datos del viaje hasta la referencia de la reserva, pasando por las tarifas por habitación.
Simplifique la gestión de su correo en cuatro pasos:
01
Gestión centralizada del correo corporativo
Los documentos entrantes se pueden capturar a través de interfaces en los diferentes canales de entrada y transferirse a su sistema ECM. No importa si se trata de facturas en papel, correos electrónicos y anexos o faxes: la forma en la que el correo llega a su empresa no supone ninguna diferencia en lo que respecta al procesamiento.
02
Clasificación y análisis de datos
Cuando llega un correo, los documentos se clasifican empleando el módulo de IA ELO DocXtractor. Se identifica el tipo de documento y se deriva el correspondiente análisis de viabilidad en función del mismo. La información requerida para el procesamiento se obtiene directamente del documento.
03
Asignación al departamento
Los documentos se mueven a los buzones de cada departamento en función de la información que contengan. Si al documento le falta información necesaria o no se pueden atribuir los datos, se conservará en la carpeta de buzón de entrada global y un empleado puede asignarlo al buzón correcto.
04
Transferir a flujo de trabajo
En cuanto un documento se haya asignado al buzón de un departamento, este se puede procesar en un flujo de trabajo. Los documentos que no estén asignados de forma correcta se pueden mover fácilmente a los buzones de otros departamentos en cualquier momento. La ventaja: la solución va aprendiendo y mejorándose durante el desarrollo.
Nuestras soluciones para la gestión inteligente del flujo de correo
Plataforma de digitalización central
ELO ECM Suite es la base perfecta para los procesos digitales, empezando por la sala de correos. Las funciones de buzón y las estructuras de archivado dinámico agilizan los flujos de trabajo para documentos entrantes. Estos documentos se guardan conforme a la ley en el repositorio central, disponible en todo momento.
Análisis inteligente de documentos
ELO DocXtractor clasifica y analiza los documentos entrantes y obtiene información a partir de los mismos.
El sistema adaptativo utiliza la moderna tecnología de inteligencia artificial para validar datos, dando soporte para su asignación a los procesos comerciales posteriores.
Gestión de correo electrónico en el servidor
La solución de gestión de correo electrónico ELO XC archiva automáticamente correos y garantiza que cumpla las exigencias legales obligatorias. No solo reduce la carga de las bandejas de entrada de Microsoft Exchange, sino que también captura la información de esos correos electrónicos para procesos subsiguientes.
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