Checklist para migrar de carpetas compartidas a ELO: guía práctica

Cómo pasar de carpetas compartidas a un ECM moderno con ELO: pasos, checklist técnico, integración con Microsoft 365 y SAP, y claves de cumplimiento (eIDAS/NIS2). Guía accionable para empezar hoy.

Checklist definitivo: cómo migrar de carpetas compartidas a ELO sin caos

Las carpetas compartidas se quedan cortas cuando necesitas trazabilidad, controles de acceso robustos, flujos de aprobación y conexiones con tus sistemas de negocio. Un ECM como ELO aporta repositorio central, automatización de procesos, colaboración y acceso rápido a la información. En esta guía te doy un checklist en 8 pasos para migrar de forma segura, con notas sobre integración con Microsoft 365 y SAP, y un encuadre básico de cumplimiento (eIDAS, NIS2).

El problema de las carpetas compartidas

• Estructuras de carpetas inconsistentes y duplicados.

• Búsquedas lentas, versiones contradictorias.

• Controles de acceso manuales y poco auditables.

• Flujos de aprobación por email imposibles de rastrear.

Un ECM solventa esto con almacenamiento seguro, gestión documental, automatización y colaboración sobre un repositorio común. ELO ECM Suite se posiciona precisamente como plataforma central de digitalización para almacenamiento seguro, gestión de documentos, procesos automatizados y acceso rápido a la información.

Objetivo de la migración

Pasar de archivos “sueltos” en carpetas a contenidos gobernados: cada documento con metadatos, versiones, permisos, políticas de retención y un flujo claro de ciclo de vida, integrado con las aplicaciones que ya usas (correo, suites de productividad, ERP). ELO dispone de conectores para Microsoft 365 y SAP, lo que permite que documentos y correos se asignen a procesos y se archiven de forma gobernada.

Paso 1. Descubrimiento y mapa de información

H3 Define el alcance

Lista repositorios origen: unidades de red, SharePoint/OneDrive, carpetas locales de equipos clave.

H3 Clasifica por tipo documental

Contratos, facturas, pedidos, expedientes de clientes, RR. HH., etc. Asigna “propietarios” y sensibilidad. El objetivo es llegar a una taxonomía que luego será la base de metadatos y permisos en ELO.

Paso 2. Taxonomía y metadatos en ELO

Paso 3. Seguridad y permisos

Paso 4. Flujos de trabajo

Paso 5. Integración con tus sistemas

Paso 6. Migración técnica de contenido

Paso 7. Cumplimiento y normativas a la vista

Paso 8. Adopción y mejora continua

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir usando OneDrive o SharePoint?

Sí. Úsalos como front-end colaborativo si quieres, pero centraliza el registro y el expediente en ELO para asegurar metadatos, versiones, permisos y retención, aprovechando la integración nativa con Microsoft 365.

¿Qué pasa con documentos vinculados a SAP?

Con ELO for SAP, SAP puede acceder al archivo en ELO y viceversa, manteniendo trazabilidad y evitando duplicados.

¿Necesito cifras de ROI antes de empezar?

No. Empieza midiendo línea base (tiempos y errores actuales). Los KPIs vienen del proceso, no de promesas genéricas.

Próximos pasos

1. Elige un proceso piloto: contratos o facturas.

2. Agenda un taller de 90 minutos para taxonomía y permisos.

3. Define la primera oleada de migración y una prueba de concepto con integración prioritaria (Microsoft 365 o SAP).

   
   

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